Arbeitsplatz neu denken: Remote Work ist gekommen, um zu bleiben!

„Remote Work“ ist keine temporäre Randerscheinung, sondern ein neuer Teil unserer Arbeitswelt, der viele Chancen bietet. Aber wie können wir sie gestalten, die Arbeitsplätze der Zukunft?

Diverse Studien zeigen seit Jahren: „New Work“ ist und bleibt einer der wichtigsten Mega-Trends unserer Gesellschaft. So zeigte die Mega-Trend-Map des Zukunftsinstituts bereits 2016, dass sich „New Work“ durch alle Lebensbereiche zieht und wie dieser Trend mit den anderen Trends verknüpft ist. Getrieben durch die voranschreitende Globalisierung formte sich langsam die Idee, Mitarbeiter*innen ein ortsungebundenes Arbeiten zu ermöglichen. So entwickelten sich etwa bei den Selbstständigen die sogenannten „Arbeitsnomaden“ ohne fixen Arbeitsplatz. Allerdings war die Entwicklung verhalten, oft aufgrund von Vorbehalten der Führungskräfte, denen die Anwesenheit der Mitarbeiter*innen vor Ort sehr wichtig erschien. Und dann kam Corona und alles war mit einem Schlag anders…

Neue Herausforderungen – neue Chancen
Die Corona-Pandemie hat das Arbeitsleben vor neue Herausforderungen gestellt, Routinen durchbrochen und die Art der Zusammenarbeit nachhaltig verändert. Der Trend in Richtung Homeoffice bzw. Remote Work wurde durch die Pandemie massiv beschleunigt. Das belegt eine repräsentative Sodexo Studie in acht Ländern zum Thema „Arbeitsleben in Zeiten von Covid-19“. Die Studie hat ergeben, dass im internationalen Vergleich während der Hochphase der Pandemie jeder zweite Arbeitnehmer (51 Prozent) im Homeoffice war. Ein ähnliches Bild zeigt für Österreich eine Umfrage von Statista: Bei einer im April und Mai 2020 unter Unternehmensvertretern in Österreich durchgeführten Umfrage zur Nutzung von Homeoffice gaben 58 Prozent der Befragten an, dass während des Corona-Lockdowns alle ihre Mitarbeiter*innen von zuhause aus tätig waren. Vor der Covid-19-Krise hingegen war dies nur bei 2 Prozent der Unternehmen der Fall gewesen.

Viele der Befragten haben in den vergangenen Monaten die positiven Effekte der Heimarbeit entdeckt: So würden 80 Prozent nach Möglichkeit auch zukünftig gelegentlich gern zu Hause arbeiten – mehrheitlich an zwischen ein bis drei Tagen die Woche. Um langfristig jedoch effizient arbeiten zu können, müssen hierfür an beiden Orten eine (flexible) Grundausstattung verfügbar sein sowie kollaborative Arbeitsformen gefördert werden. Als wesentliche Nachteile der Heimarbeit werden der Mangel an sozialer Interaktion und effizienter Teamarbeit angegeben sowie die Schwierigkeit, ein gutes Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben zu finden.

Die Studie bestätigt, was wir in Österreich im Gespräch mit unseren Kunden – sowohl im Bürobereich als auch im Gesundheitswesen – laufend hören: Innerhalb weniger Wochen und Monate hat sich die Arbeitswelt stark verändert. Allerdings werden sich die Möglichkeiten, ein dezentrales Arbeiten bzw. Remote Work als Unternehmen zu gestalten, nach Lockdown und Social Distancing mit der Zeit verändern. Es werden sich neue Chancen ergeben. Gemeinsam mit unseren Kunden möchten wir hier einen Schritt voraus gehen. Bereits jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, sich mit allen Möglichkeiten von Ort, Ausstattung sowie Mitarbeiter*innen-Benefits wie beispielsweise Verpflegung zu beschäftigen.

Trend-Wende am Büroimmobilienmarkt: Vom Großraumbüro zur Flächenoptimierung
Ein Blick auf die Immobilienmärkte zeigt, dass derzeit massive Aktivitäten zur Flächenoptimierung stattfinden. Die Büromarktberichte aller großen Immobilienhäuser wie Colliers, CBRE oder EHL bestätigen: Unternehmen mieten Büroflächen ab, für bestehende Flächen werden neue Nutzungskonzepte gesucht. Unternehmen führen strukturelle Reorganisationen durch und setzen dabei immer stärker auf virtuelle Projektarbeit. Neue Kommunikationstechniken kommen zum Einsatz, Netzwerke mit ortsungebundenen Zugängen für alle Mitarbeiter*innen werden aufgebaut. Soziale Interaktion wird neu definiert, ebenso wie das Angebot betrieblicher Sozialleistungen. Arbeitszeit- und Entlohnungsmodelle werden neu gedacht und weiterentwickelt. Themen wie Arbeitssicherheit, betriebliche Gesundheitsvorsorge, Work-Life-Blending und Arbeitgeber-Attraktivität sind in Transformation. Kurzum, Remote Work ist der Auslöser und Beschleuniger einer Vielzahl von Entwicklungen in unserer Arbeitswelt. Grundsätzlich positiv, doch das Tempo ist teilweise atemraubend und stellt HR-Abteilungen, Personal- und Organisationsentwicklung sowie das Facility Management vor enorme Herausforderungen unter extremem Zeit- und Ergebnisdruck.

Radikale Transformationsprozesse, wie wir sie gerade erleben, bringen auch großes Optimierungspotential mit sich. In solchen Situationen hat es sich bereits in der Vergangenheit bewährt, sich auf spezifische innerbetriebliche Kernthemen zu konzentrieren und vom Know-how und den Erfahrungen kompetenter Dienstleistungspartner zu profitieren. Gemeinsam findet man neue Perspektiven und Potenziale, die durch das richtige Zusammenspiel unterschiedlicher Faktoren und die externe Expertise erst klar erkennbar werden. Diese Potenziale gilt es zu nutzen – dazu ist genau jetzt die richtige Zeit.

10 Gedankenanstöße zum Thema „Remote Work“

1. Remote Work“ muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass im Homeoffice gearbeitet wird. Auch andere Orte („Dritte Orte“, siehe dazu Sodexo Whitepaper „Work Café“) sollten in zukünftigen Arbeitsplatzmodellen berücksichtigt werden.
2. Reduziert sich der Flächenbedarf aufgrund weniger Mitarbeiter*innen vor Ort, kann bei einer Eigentumsimmobilie oft keine Fläche abgemietet werden. Frei gewordene Flächen können mit interessanten Nutzungskonzepten für Externe zu einem Profitcenter werden.
3. Sozialflächen wie z.B. das Mitarbeiter-Restaurant können durch ein neues Nutzungskonzept zu einem Open-Work-Space werden und dadurch ebenfalls zur Flächenoptimierung beitragen.
4. Statt der klassischen Kantine können neue Gastronomiekonzepte in Richtung einer Deli-Bar oder einer Barista-Bar mit erweitertem Angebot eine attraktive Lösung – auch mit weniger Essensteilnehmer*innen – darstellen.
5. Die Attraktivität eines Arbeitgebers wird in Zukunft durch die angebotenen Sozialleistungen mitdefiniert werden. Studien belegen, dass in Zukunft ein wichtiger Aspekt die Mittagsverpflegung bleiben wird. Durch eine Kombination aus neuen Gastronomiekonzepten vor Ort und digitalen Verpflegungsgutscheinen für unterwegs kann den Mitarbeiter*innen eine flexible und ortsunabhängige Gesamtlösung angeboten werden.
6. Die Nutzung der neuen Generation von Sensoren kann eine optimale Verbindung zwischen Sicherheit und Service-Optimierung schaffen.
7. Durch die Schaffung von „Workplace Experience“ können Serviceleistungen vom Arbeitgeber „erlebbar“ gemacht werden. Dies ist ein sehr effektives Instrument, um Wertschätzung zu zeigen und dadurch die Arbeitgeber-Attraktivität zu erhöhen.
8. Nutzungskonzepte z.B. für Flächen müssen immer auch einen Mehrwert für Mitarbeiter*innen bringen. Das lässt sich am besten durch Methoden wie einem Design Thinking Workshop und einer Employee-Journey evaluieren.
9. Gefühlte Sicherheit ist aufgrund der Covid-Pandemie ein ganz wichtiger Aspekt der „Workplace-Experience“ geworden. Die Reinigung von Arbeitsbereichen spielt dabei eine essentielle Rolle. Neue, verstärkt wahrnehmbare Reinigungskonzepte können hier aktiv unterstützen.
10. Die besten Ideen entstehen durch Inspiration. Nutzen Sie die Erfahrung und das Wissen von Dienstleistungspartnern dafür. Sodexo bietet z.B. kostenfreie und unverbindliche Inspirationsgespräche mit Service-Expert*innen an – natürlich auch online.

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